System RCP — czy sprawdzi się w każdej branży?

Rozwój nowoczesnych technologii i urządzeń sprawia, że w coraz większej liczbie odmiennych dziedzin możemy wdrażać rozwiązania, które pozwalają dużo lepiej kontrolować i sterować różnymi procesami w firmie. Dotyczy to również rejestracji czasu pracy, co obecnie możliwe jest przy zastosowaniu specjalnych systemów RCP i niezbędnych do ich działania specjalistycznych urządzeń rejestrujących. 

Wdrożenie tego typu systemu w firmie przynosi wiele korzyści, zarówno dla samego pracodawcy, jak i dla pracowników. Dlatego warto wiedzieć:

• jakie firmy mogą korzystać z takich rozwiązania,
  
• jakie wymagania należy w tym celu spełnić,
  
• jak przebiega proces montażu i wdrażanie systemu RCP w firmie,
  
• w jaki sposób szybko i skutecznie zapoznać pracowników z tym systemem?
  

Dla jakich firm dedykowany jest system RCP?

Jeszcze do niedawna rejestrowanie czasu pracy pracowników w większości firm odbywało się za pomocą listy obecności prowadzonej w formie papierowej. W tym celu osoby zatrudnione w danej firmie musiały złożyć własnoręczny podpis na tej liście. Aktualnie ta czynność zastępowana jest poprzez wykorzystanie systemu RCP, czyli Systemu Rejestracji Czasu Pracy.

Rozwiązanie to umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników firmy w formie zapisu cyfrowego, dzięki specjalnemu oprogramowaniu. Ponadto może być ono dostosowane do indywidualnych wymagań i potrzeb danego przedsiębiorstwa, poprzez m.in.:

• montaż odpowiedniej ilości terminali służących do rejestracji czasu pracy,
  
• wybór zdarzeń, jakie mają być rejestrowane przez system.
  

Inwestycja w system rejestracji czasu pracy to szczególnie dobre rozwiązanie dla tych przedsiębiorstw, które poważnie myślą o rozwoju własnej działalności i usprawnieniu kontroli nad działaniami realizowanymi przez zatrudnionych w niej pracowników. System ten pozwala:

• zaoszczędzić czas i pieniądze,
  
• usprawnić funkcjonowanie pracowników w firmie,
  
• zminimalizować ryzyko różnego rodzaju pomyłek w ewidencji pracowników.
  

System RCP sprawdza się zarówno w dużych, jak i małych firmach, bez względu na to, w jakiej branży działają.

Jakie wymagania należy spełnić, aby wdrożyć system? 

Wdrożenie systemu RCP we własnej firmie to bardzo dobre rozwiązanie, które niesie za sobą sporo zalet i na pewno sprawdzi się nawet w przypadku małych przedsiębiorstw. Warto jednak pamiętać, że aby ten system działał prawidłowo i sprawnie niezbędne jest odpowiednie przygotowanie się do jego wdrożenia. Kluczową rolę odgrywa tutaj także określenie wymagań firmy, co do funkcji i możliwości, jakie tego typu system powinien posiadać. 

W procesie wdrażania systemu należy zadbać oczywiście o dostęp do zasilania, bez którego urządzenia rejestrujące zwyczajnie nie będą mogły działać. Co więcej, jeśli pracodawca zechce korzystać z danych biometrycznych, konieczne będzie zapoznanie się z ustawą RODO. Przed rozpoczęciem modernizacji istotne jest również sprawdzenie aktualnych zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy, które będą zgodne z wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy. 

Jakie kroki powinny zostać podjęte, aby proces przebiegł pomyślnie?

Przed inwestycją w system RCP, konieczne jest:

• określenie liczby pracowników w firmie, co będzie miało wpływ na liczbę terminali rejestrujących,
  
• wyznaczenie operatorów systemu,
  
• zadbanie, aby sieć, w której będą przechowywanie informacje dotyczące czasu pracy pracowników oraz ich dane osobowe były odpowiednio zabezpieczone,
  
• zaplanowanie, w jaki sposób chcemy wdrożyć system RCP w firmie i w jaki sposób zaznajomimy pracowników z tym rozwiązaniem.
  

Jak przebiega montaż/wdrożenie systemu w firmie i na czym polega?

Po podjęciu decyzji o inwestycji w system RCP następnym krokiem jest zastosowanie tego rozwiązania w danym przedsiębiorstwie. Za cały ten proces, odpowiedzialny jest zespół specjalistów firmy do tego wyznaczonej m.in. takiej jak Ipbhms.pl. Korzystając z ich usług przedsiębiorstwo ma pewność, że instalacja systemu i przeszkolenie pracowników zostanie zrealizowane sprawnie, szybko i nie zakłóci bieżącej pracy firmy. 

W celu wdrożenia konieczny jest:

• montaż wszelkich niezbędnych do rejestracji czasu pracy urządzeń, takich jak np. terminale, za pomocą których pracownicy będą mogli potwierdzić swoją obecność na stanowisku pracy,
  
• konfiguracja całego systemu oraz jego testowanie w celu wykrycia ewentualnych problemów,
  
• odpowiednie przeszkolenie pracowników z użytkowania systemu RCP, po jego montażu i konfiguracji.

Najlepsze metody na zaznajomienie pracowników z nowym systemem

W celu szybkiego i skutecznego zapoznania pracowników z systemem RCP konieczne jest zorganizowanie odpowiedniego szkolenia. Dzięki temu każda osoba zatrudniona w firmie będzie wiedziała, jak z niego prawidłowo korzystać. Istotne jest zaznajomienie pracowników z działaniem nowo wprowadzonego systemu zarówno teoretycznie, jak i praktycznie. Pozwoli to efektywnie użytkować system RCP. 

Pracownicy, znając działanie systemu oraz jego znaczenie dla firmy nie poczują się kontrolowani, co mogłoby negatywnie wpłynąć na morale. Ponadto ważną funkcję odgrywają także wyznaczeni przez firmę operatorzy systemu. Ich rolą oprócz opieki nad tą technologią jest również wspieranie pracowników w trakcie korzystania z systemu oraz podczas jego wdrażania.