Jak wybrać dobrą salę konferencyjną?

Organizacja konferencji, szkolenia dla pracowników czy większego zebrania pracowniczego nie jest łatwym zdaniem i potrzeba do tego odpowiedniej organizacji. To nie tylko kwestia wykonania prezentacji czy zaproszenia gości, ale także wybrania odpowiedniej sali konferencyjnej.

Wybór dobrej sali konferencyjnej jest niezwykle ważne podczas organizacji spotkań biznesowych czy szkoleń. Nierzadko odpowiada ona za powodzenie wydarzenia, a także ułatwia przeprowadzenie wszystkich rozmów czy prezentacji. Dlatego powinna być dobrze wyposażona, odpowiednio duża, a także znajdować się w dobrej lokalizacji dla wszystkich zaproszonych gości czy pracowników.

Wyposażenie sali konferencyjnej – na co zwrócić uwagę?

Przy poszukiwaniu odpowiedniej sali konferencyjnej warto przede wszystkim zwrócić uwagę na jej wyposażenie. Sala powinna posiadać wygodne krzesła i szerokie blaty, gdzie uczestnicy będą mogli swobodnie i wygodnie się rozsiąść. Miejsce do pisania, położenia programu szkoleniowego bądź materiałów konferencyjnych to także podstawa, która powinna znaleźć się w każdym pomieszczeniu tego typu.

Ponadto każda dobra sala konferencyjna musi być wyposażona w wysokiej jakości sprzęt elektroniczny, który nie będzie sprawiał problemów w trakcie prezentacji czy rozmów. W skład tego wyposażenia powinny wejść projektory multimedialne, ekrany, a nawet tak prozaiczna rzecz jak wskaźniki laserowe. Oprócz tego na pewno przydadzą się zapasowe notebooki czy odtwarzacz DVD w przypadku szkoleń. Dodatkowym atutem wyposażenia z pewnością będą mikrofony bezprzewodowe, które będzie można rozstawić po całej sali.

Niektóre sale konferencyjne, jak w przypadku tych, które znajdują się w Hotelu Jasek, posiadają szybkie i bezprzewodowe łącze internetowe. W tych salach istnieje również możliwość zorganizowania telekonferencji, a dzięki specjalistycznemu nagłośnieniu każdy uczestnik będzie mógł wziąć w niej udział.

Czy wielkość sali ma znaczenie?

Wbrew pozorom dobór odpowiedniej wielkości sali konferencyjnej ma znaczenie. Znając liczbę osób, które będą brały udział w szkoleniu czy konferencji, znalezienie odpowiednio dużej sali nie będzie problemem. Pojawia się on natomiast w przypadku, kiedy nie ma konkretnej liczby osób, a spotkanie jest otwarte dla wszystkich. Może się okazać, że sala konferencyjna będzie po prostu za mała. Świetnym rozwiązaniem jest natomiast możliwość połączenia dwóch sal konferencyjnych, na przykład za pomocą technologii audiowizualnej, jak na przykład w Hotelu Jasek.

Rozkład pomieszczenia – najbardziej praktyczne ułożenie stołów

To w jaki sposób dane pomieszczenie będzie zaaranżowane, będzie miało wpływ na jakość przeprowadzanych rozmów i ułatwi komunikację między uczestnikami. Dobrze zatem jeśli sama konferencyjna ma stoły ułożone w podkowę, ponieważ doświadczenie organizatorów niejednokrotnie wykazało, że jest to praktyczne rozwiązanie – zwłaszcza w przypadku dużej ilości osób. Taki układ pozwoli również na zachowanie niezbędnej przestrzeni, która poprawi komfort siedzenia i pracy.

Dodatkowe udogodnienia – czy są konieczne?

Dobrze jest, jeśli sala konferencyjna, w której ma odbyć się spotkanie, narada czy szkolenie, oferuje swoim gościom dodatkowe udogodnienia. W niektórych przypadkach wystarczy tylko ekspres z kawą czy ciepłą wodą na herbatę, ale zawsze mile widziany jest drobny poczęstunek. Organizatorzy konferencji często robią krótkie przerwy, więc w dobrym tonie jest, aby zapewnić im chociaż małe przekąski. W przypadku większych, całodniowych konferencji konieczne może okazać się zapewnienie uczestnikom ciepłego posiłku bądź udzielenie im możliwości skorzystania z hotelowej restauracji lub innych okolicznych lokali gastronomicznych.

Inną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę przed podjęciem decyzji o wyborze sali konferencyjnej jest łatwość dostępu do pomieszczeń sanitarnych. Będzie to ogromnym udogodnieniem dla gości, którzy nie znają rozkładu budynku i stracą cenne minuty na krążenie po obiekcie. Tę sprawę rozwiązuje nierzadko odległość, jak i poprawnie oznaczona droga.

Dobrze, jeśli obiekt, w którym znajduje się sala konferencyjna, oferuje uczestnikom spotkania miejsca parkingowe dla samochodów.