System zarządzania organizacją – na czym polegają i jak wdrożyć?
Podjęcie odpowiedniego systemu zarządzania organizacją w sposób całościowy wpływa na jej codzienne funkcjonowanie. Samo pojęcie systemu zarządzania organizacją wywodzi się z problematyki tzw. podejścia systemowego w teorii organizacji. Jego obecność charakteryzuje każdą organizację. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z pomocy firm zewnętrznych, które zajmując się wdrożeniami konkretnych technik, sposobów, dzięki którym organizacje mogą sprawniej działać. Co warto wiedzieć o systemach zarządzania organizacją?
Elementy systemu zarządzania organizacją
Systemy zarządzania nie powinny kojarzyć się tylko z obecnością kierowników, którzy zajmują się strukturą organizacją bądź schematem organizacyjnym. Systemy zarządzania organizacją są znacznie bardziej złożone i dotyczą wielu różnorodnych aspektów m.in. funkcjonalnych i instrumentalnych. Każda organizacja rozpatrywana jako system posiada przede wszystkim układ decyzyjny, którego zadaniem jest sterowanie, regulowanie i zarządzanie działaniami podejmowanymi w firmie. Obejmuje on stanowiska kierownicze, strukturę organizacyjną i podział władzy. Zajmuje się głównie analizowaniem otoczenia oraz procesów zachodzących wewnątrz firmy. Członkowie układu decyzyjnego podejmują najważniejsze decyzje, odnoszą się do celów, misji, dzięki którym możliwe jest prowadzenie strategi rozwojowych. Kolejnym stopniem jest układ wykonawczy, który zajmuje się realizacją określonych przez układ zarządzania zadań. W jego skład wchodzą komórki bezpośrednio produkcyjne, komórki wykonawcze, służby pomocniczo-obsługowe oraz wszelkie mające wpływ na funkcjonowanie procesów oraz realizację usług. Zadaniem układu wykonawczego jest przetwarzanie materiałów, surowców oraz prowadzenie innych działań produkcyjnych. Kolejnym elementem, który zaliczany jest do systemu zarządzania organizacją jest podsystem informacyjny. Jego głównym zadaniem jest maksymalne zaspokajanie potrzeb informacyjnych decydentów. Wymiana informacji jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania całej organizacji dlatego jest to niezbędny składnik sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. System informacyjny jest układem integrującym technologię i działania ludzkie w organizacji. System zarządzania organizacją przede wszystkim ma umożliwić sprawne codzienne działanie organizacji, która dzięki temu jest w stanie osiągać postawione cele. Możliwe jest zastosowanie różnorodnych technik, które będą w stanie wpłynąć na skuteczność czynności wykonywanych przez każdy element tworzący całość danej działalności.
Wyróżniając systemy zarządzania można określić, że systemy zarządzania to wyodrębniany układ oraz zakres procesów, którego zadaniem jest postępowanie normujące oraz oddziaływanie dyspozycyjne na sferę wykonawczą. Systemy zarządzania skupiają się na działalności menadżerskiej, której celem jest maksymalne usprawnianie pracy całej firmy bądź jej dziedziny. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych, które są w stanie na każdą jednostkę organizacyjną wpłynąć pod aspektem celowościowym, podmiotowym, funkcjonalnym i strukturalnym. Odpowiednio dobrany system zarządzania wpływie na motywację pracowników, uzgodni podział pracy, specjalizację oraz zajmie się sprawiedliwym ustalaniem zakresów obowiązków.
Jakie zalety wynikają ze skorzystania z usług firmy zewnętrznej?
Skorzystanie z możliwości ustalenia systemu zarządzania organizacją poprzez działania firmy zewnętrznej wiąże się z wieloma korzyściami. Są one odnotowywane na wielu poziomach dlatego tak często przedsiębiorstwa decydują się na ten krok. Firma zewnętrzna jest w stanie obiektywnie ocenić sytuacją danej spółki, dzięki czemu są one dobrać lepiej konkretne aspekty wpływające na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Korzystanie z usług firmy zewnętrznej wiąże się przede wszystkim z maksymalną redukcję kosztów co jest celem każdej działalności. Ponadto możliwy jest wzrost koncentracji przedsiębiorstwa na jego głównej działalności i uwolnienie zasobów własnych. Korzystając z firmy zewnętrznej każdy przedsiębiorca ma dostęp do najwyższej jakości usług które sprawią, że funkcjonowanie działalności będzie znacznie bardziej efektywne i sprawiedliwe. Odnotowywane będą znacznie szybsze korzyści płynące z przekształcenia oraz modyfikacji prowadzonych w aspekcie ich działania organizacji, które nie byłyby dostępne w przypadku zrezygnowania z usług zewnętrznych. Firmy zewnętrzne, które zajmują się organizacją systemu zarządzania zajmują się również przede wszystkim realizowanie oraz planowaniem audytów, czynnym branie udziału w nich oraz wprowadzaniem ewentualnych działań naprawczych. Firmy zewnętrzne zajmują się również szkoleniami personelu organizacji oraz wszystkich pracowników. Bardzo często zajmują się one także reprezentowaniem organizacji na zewnątrz w sprawach dotyczących danego systemu zarządzania. Korzystanie z usług firmy zewnętrznej zawsze wiąże się z wieloma korzyściami, które w sposób całościowy pozytywnie wpłyną na budowanie danej marki.
