Skąd mieć pewność, że kontrahent otrzymał nasza fakturę?

Wiele kwestii z wystawianiem faktura wzbudza wątpliwości wśród przedsiębiorców. Z tego też powodu większość spraw związanych z księgowością przekazują do rozwiązania biurom rachunkowym. W ten sposób zyskują pewność, że finanse ich firmy są w dobrych rękach. 

Jednak coraz więcej właścicieli firm stawia na samodzielne wystawianie i rozliczanie faktur. Dzięki temu unikają generowania dodatkowych kosztów prowadzenia działalności, a jednocześnie mają możliwość wystawienia faktur dowolnej ilości kontrahentów, niezależnie od pory dnia. Zdarza się jednak, że mamy wątpliwości, co do naszego klienta i obawiamy się, że faktura mogłaby zostać nieodebrana, a co się z tym wiąże – nieopłacona. 

Co należy wiedzieć o fakturowaniu on-line? Czy można śledzić status wysłania faktury VAT do klienta? Jak wygląda cały proces wystawiania faktury samodzielnie w dedykowanym do tego programie? 

Faktura jako dokument sprzedaży 

Faktura VAT jest uznawana za dokument rozliczeniowy, będącym jednocześnie podstawą do rozpoczęcia czynności mających na celu spełnienie świadczenia. Zazwyczaj jest ona wystawiona tuż po zakończeniu świadczenia usług lub sprzedaży towarów, zobowiązując tym samym kontrahenta do zapłaty. Sama faktura nie jest jednak dowodem realizacji umowy, a jedynie złożeniem oświadczenia o treści jej wykonania. 

Faktura sama w sobie to dokument będący potwierdzeniem sprzedaży usług lub towarów przez podatnika innemu podatnikowi bądź osobie prywatnej. W zależności od rodzaju faktury – będzie ona miała inne znaczenie. W praktyce faktura VAT może być w wersji papierowej lub elektronicznej i powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron. 

Obecnie wielu przedsiębiorców samodzielnie wystawia faktury VAT w domu. Oznacza to, że korzystają ze specjalnie zaprojektowanych do tego programach, dzięki którym po wprowadzeniu danych klienta, mogą wystawić wiążący dokument rozliczeniowy. Jak wszędzie, istnieje jednak ryzyko, że nasz klient nie będzie chciał opłacić faktury, twierdząc, że nigdy do niego dotarła. Dlatego też dobrze jest, jeśli program do wystawiania faktur, z którego korzystamy, posiada możliwość śledzenia jej statusu

Wystawienie faktury – jak wygląda cały proces 

Samo wystawienie faktury za pośrednictwem programu on-line nie jest trudne. Program do wystawiania faktur Melpe jest intuicyjny i bardzo prosty w obsłudze. W celu wystawienia dokumentu sprzedażowego wystarczy podać wszystkie dane kontrahenta, zaznaczając przy tym interesujące nas opcje w celu weryfikacji stawki VAT, numeru faktury, itd. W razie wątpliwości zawsze można uzyskać pomoc administratora. 

Zaletą wystawienia faktury za pośrednictwem programu Melpe jest fakt, że po wysłaniu faktury, każdy użytkownik może śledzić jej status. Dzięki temu w szybki sposób można zweryfikować to, czy dokument dotarł do naszego klienta i czy potwierdził on jego odebranie. Jest to o tyle istotne, że w razie problemów z zapłatą faktury posiadamy dowód, iż dokument został wysłany i odebrany. 

Jednocześnie program Melpe weryfikuje, którzy z klientów znajdują się na tzw. białej liście podatkowej. W ten sposób możemy być pewni wiarygodności potencjalnego klienta. 

Potwierdzenie otrzymania faktury – dlaczego jest tak ważne? 

Wyegzekwowanie płatności faktury za zrealizowane usługi bądź sprzedaż towarów, jest trudnym i żmudnym procesem. Niestety, nieterminowe regulowanie płatności może doprowadzić przedsiębiorstwo do poważnych konsekwencji finansowych. Dlatego też warto zabezpieczyć się przed nieuczciwymi kontrahentami na każdym kroku. 

Potwierdzenie otrzymania faktury pozwala na stwierdzenie, że dokument sprzedażowy dotarł do klienta, a on się z nim zapoznał. W efekcie zgodnie z zapisami na fakturze ma on określony czas na zapłatę należności. Niewykonanie tego zadania to moment, kiedy można rozpocząć egzekwowanie swoich praw.

Potwierdzenie otrzymania faktury ma również znaczenie w przypadku wystawienia korekty faktury. Zgodnie z przepisami korekta musi być poświadczona podpisami obu stron. 

wystawianie faktur

Automatyczne potwierdzenie otrzymania faktury w programie on-line 

Program do wystawiania faktur on-line to sposób na zabezpieczenie finansów swojej firmy. Nie tylko umożliwia on sprawne wystawienie faktury, ale przede wszystkim śledzenie jej statusu już po wysłaniu do kontrahenta. Automatyczne potwierdzenie odbioru zwalnia nas z obowiązku samodzielnego kontaktowania się z klientem. Oprogramowanie pozwala także na zweryfikowanie, czy faktura została już opłacona przez nabywcę.