Na czym polega audyt ochrony danych osobowych?
Prowadzenie firmy wymaga spełniania wielu wytycznych narzuconych przez prawo, a w upewnieniu się, czy wszystko jest we właściwym porządku, pomaga właśnie m.in. audyt ochrony danych osobowych.
Słowo “audyt” kojarzy się na ogół bardziej z kwestiami finansowymi, lecz w obecnych czasach ulega to pewnej zmianie. Wykonywanie audytu ochrony danych to stosunkowa nowość, dlatego też warto uzyskać pewne informacje na temat tego, czym on właściwie jest. Kto przeprowadza audyt ochrony danych osobowych? W jakim celu się go wykonuje?
Czym jest audyt ochrony danych osobowych?
W 1997 roku pojawiła się w Polsce ustawa o ochronie danych osobowych, która przyczyniła się do powstania takiej usługi, jak audyt danych osobowych. Ostatnia nowelizacja miała miejsce w 2018 roku, kiedy to weszła w życie ustawa RODO. Wyżej wymienione zapisy prawne zapoczątkowały usługę audytu ochrony danych osobowych. W najprostszych słowach jest to kontrola przeprowadzana przez zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych. Firma może mieć również własnego inspektora, a także uprawnienia do wykonywania takich kontroli może posiadać ktoś z personelu.
Profesjonalny audyt ochrony danych osobowych we Wrocławiu wykaże, czy dane osobowe klientów i pracowników są w pełni bezpieczne.
Podczas audytu sprawdzamy, czy dane osobowe klientów i pracowników są w pełni bezpieczne. To najbardziej ogólna definicja. Poza tym audyt przydaje się, by uniknąć kar, a także uzyskać informacje o tym, w jaki sposób można efektywnie wprowadzić nowe rozwiązania. A na jakie pytania powinien między innymi odpowiadać prawidłowo sporządzony raport z audytu?
Jakie informacje powinny zawrzeć się w raporcie z audytu?
- Jak przetwarzane są dane osobowe w firmie?
- Czy pracownicy są stosownie przeszkoleni?
- Czy personel wie, jak zachować się w sytuacjach kryzysowych (np. wyciek danych)?
- Czy stosowane w firmie zabezpieczenia informatyczne są w pełni skuteczne?
- Czy proces przetwarzania danych odbywa się w pełnej zgodności z aktualnymi regulacjami prawnymi?
- Jak w praktyce wygląda przestrzeganie praw osób, których dane są przetwarzane?
- Czy firma przekazuje dane firmom trzecim?
- Czy przekazanie danych podmiotom zewnętrznym odbywa się na podstawie stosownych umów?
- Czy stosowane klauzule są aktualne?
- Czy firma jest w stanie udowodnić, że przestrzega nałożonych na nią przepisów?
Audyt zakończony. Co dalej?
Warto pamiętać o tym, że nie istnieje jeden uniwersalny wzór audytu, zatem sposoby jego wykonywania mogą się od siebie różnić w poszczególnych placówkach. Czasem może on wykazać pewne uchybienia, jakie wymagać mogą przeprowadzenia dodatkowych szkoleń dla pracowników. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z wytycznymi zawartymi z RODO będzie zupełnie wyglądało w poszczególnych działach przedsiębiorstwa, dlatego też konieczne jest szkolenie każdego działu z osobna. Inaczej funkcjonuje np. dział kadr, a inaczej dział handlowy.
To właśnie audyt wykaże, czy aby na pewno pracownicy dobrze wiedzą, jak mają pracować, by wszystko odbywało się zgodnie z procedurami. Wiemy już, że do przeprowadzenia audytu może być uprawniona osoba w firmie, lub możemy skorzystać z usługi audytora zewnętrznego. I chociaż osoba pracująca w firmie będzie oznaczała dużo niższy koszt usługi, to jednak właśnie osoba z zewnątrz będzie najbardziej obiektywna we wskazywaniu niedociągnięć, jakie należy naprawić.
