Kiedy wystawiamy fakturę korygującą?

Faktura korygująca ma za zadanie poprawić nieścisłości, jakie wystąpiły na fakturze, przy czym jest to jedyna forma dopuszczalnej ingerencji w treść dokumentu. Dokument korygujący ma taką samą moc prawną, jak faktura pierwotna i tak samo jest drukowany w dwóch egzemplarzach, z czego jeden trafia do klienta, a drugi zostaje w rękach strony sprzedającej. Kiedy wystawiamy fakturę korygującą i jakie informacje powinny się w niej zawierać?

Kiedy można wystawić fakturę korygującą?

Sytuacje, w których prawo dopuszcza możliwość wystawienia faktury korygującej, określa dokładnie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Sytuacje te dzieli się na przypadki związane ze zwiększeniem lub zmniejszeniem podstawy opodatkowania i na stwierdzenie innego rodzaju pomyłek. Wyróżniamy następujące podstawy, umożliwiające wystawienie faktury korygującej:

• stwierdzenie pomyłki w podanej cenie, stawce podatku, lub podwyższenie ceny,
• udzielenie rabatu z racji wcześniejszego uregulowania należności,
• nabywcy zwrócono całość lub część wpłaconej kwoty,
• po dokonaniu sprzedaży doszło do udzielenia obniżki kwoty,
• doszło do zwróceniu podatnikowi towarów i/lub opakowań.

O czym należy pamiętać przy wystawianiu faktury korygującej?

Zgodnie z art. 106j ust. 2. ustawy o VAT, faktura korygująca musi zawierać następujące informacje:

• adnotacja “Korekta” lub “Faktura korygująca”. Ponadto niezbędna jest data oraz podanie danych, jakie są zawarte w fakturze podlegającej korekcie,
• powód dokonania korekty,
• poprawiona treść pozycji wymienionych w fakturze korygowanej, jeśli wprowadzana zmiana nie przekłada się na zmianę podstawy opodatkowania,
• w przypadku, gdy z powodu poprawki zmienia się podstawa opodatkowania, wówczas należy podać skorygowaną kwotę podstawy opodatkowania, przy czym kwota ta musi być podzielona na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaży zwolnionej,
• jeśli sprzedający obniża cenę za wszystkie dostawy towarów i usług w określonym czasie lub dotyczy to jednego odbiorcy w danym czasie, wówczas faktura musi zawierać dodatkową informację na temat przedziału czasowego, jakiego dotyczy obniżka ceny,
• dodatkowo w takim przypadku nie ma konieczności daty poszczególnych transakcji, nazw towarów, których dotyczy korekta, a także NIP-u nabywcy.

Jakie dane musi zawierać faktura korygująca?

Dane, jakie muszą być zawarte w fakturze korygującej, są ujęte w artykule 106e ust.1 pkt 1-6 ustawy o VAT. Dane te obejmują:

• numer faktury zgodny ze stosowaną numeracją,
• datę wystawienia,
• imiona i nazwiska oraz adresy strony sprzedającej i kupującej,
• numer NIP podatnika (z wyjątkiem obniżki ceny za dostawy towarów w określonym w fakturze czasie),
• numer identyfikujący nabywcę towarów na potrzeby podatków,
• datę zakończenia dostawy towaru lub wykonania usługi oraz datę otrzymania zapłaty, jeśli jest ona różna od daty wystawienia faktury.

W jakiej formie można wystawić fakturę?

Obecnie istnieje możliwość wystawienia faktury zarówno w tradycyjnej, papierowej formie, jak i w formie elektronicznej poprzez prosty dokument tekstowy lub dedykowane oprogramowanie. Rozwiązanie to ma mnóstwo zalet – korzystając z gotowego oprogramowania, zyskujesz wygodny dostęp do wszystkich niezbędnych danych, a do tego z pomocą programu do wystawienia faktur cały proces przebiega znacznie szybciej.

Oprogramowanie takie jak Melpe prowadzi Cię przez całość dokumentu w sposób intuicyjny, a do tego masz udostępnioną możliwość wyboru odpowiedniej wersji językowej w przypadku rozliczania się z klientem zagranicznym.

Dlaczego jeszcze warto rozważyć faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne to prosty sposób na zachowanie porządku w biurze i zaoszczędzenie miejsca – już nie musisz przeszukiwać wszystkich szafek, żeby znaleźć jeden dokument. Obecnie wszystko masz zapisane w programie, dzięki czemu znalezienie niezbędnego pliku przebiega znacznie szybciej.

Kolejnym plusem jest znacznie szybsze przekazanie faktury odbiorcy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku opóźnień w spłacaniu należności, a także ze względu na ogólny nadzór finansów w firmie.

Trudno nie wspomnieć o tym na koniec – e-faktury są po prostu dużo bardziej ekologiczne. Dzięki nim nie ma konieczności wycinania kolejnych drzew, celem przerobienia ich na papier. Oprogramowanie do wystawiania faktur jest narzędziem przyszłości!