Zleć imprezę i czekaj na efekty

Każdy zakład gastronomiczny oferujący organizację przyjęć okolicznościowych powinien spełnić oczekiwania zleceniodawcy i rozwiązać jego problem z korzyścią dla niego i zakładu. Dlatego konieczne jest umiejętne przeprowadzenie rozmowy handlowej związanej ze sprzedażą usługi, która ma zakończyć się podpisaniem zlecenia na organizację przyjęcia. Umowa jest rodzajem kontraktu pomiędzy gościem jako zleceniodawcą a zakładem gastronomicznym lub firmą cateringową jako zleceniobiorcą. Warunki kontraktu określone są w umowie i obowiązują obydwie strony. Do realizacji przyjęć potrzebne są szczegółowe informacje dotyczące:

– okazji, daty i pory przyjęcia,
– listy zaproszonych gości,
– limitu pieniężnego na jedną osobę,
– miejsca i formy przyjęcia,
– metod obsługi gości podczas przyjęcia,
– menu okolicznościowego.

Aby pozytywnie sfinalizować sprzedaż usługi należy:
– zapytać gościa o życzenia,
– przedstawić gotowe propozycje placówki,
– rozbudzić zainteresowanie gościa przedstawionymi ofertami,
– doradzić w wyborze najkorzystniejszej opcji,
– ustalić menu na przyjęcie,
– zapoznać gościa ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi dodatkowych opłat za
wydłużenie czasu pracy personelu, zaangażowanie orkiestry, itp.,
– doprowadzić do podpisania zlecenia na organizację przyjęcia.

Oprócz bezpośredniego kontaktu ze zleceniodawcą, zlecenia na organizowanie przyjęć okolicznościowych mogą być przyjmowane telefonicznie, faksem lub e-mailem. Ta forma po wstępnej rezerwacji wymaga również potwierdzenia pisemnego w postaci umowy. Podpisanie umowy wiąże się z pobraniem zaliczki na organizację imprezy okolicznościowej.

Bankiet zasiadany może być organizowany dla osób prywatnych lub oficjalnych. Charakteryzuje się tym, że goście zajmują miejsca przy nakrytych stołach. Przyjęcia prywatne najczęściej organizowane są dla małej grupy gości i mogą odbywać się przy zmniejszonej do minimum obsługi kelnerskiej (jeden kelner), jeżeli zastosuje się metodę serwisu rosyjskiego. Przyjęcia oficjalne odbywają się z udziałem pełnej obsady obsługi kelnerskiej ponieważ potrawy podawane są metodami serwisu specjalnego i z reguły bierze w nich udział większa liczba uczestników. W celu ułatwienia gościom odnajdowania miejsc przy stole przygotowuje się wizytówki z imieniem i nazwiskiem gościa, które umieszcza się obok nakryć. Przy wejściu do sali wywiesza się plan sali, na którym imiennie zaznaczone są miejsca gości. Jest to szczególnie wskazane przy przyjęciach oficjalnych i przy dużej liczbie osób, gdzie nie wszyscy się znają. Na bankietach zasiadanych goście otrzymują taki sam zestaw potraw. Potrawy podawane na bankietach powinny być wykwintne, wyszukane, aby podkreślały uroczysty charakter, dlatego zaleca się celebrowanie pokazowego ich wnoszenia, np. półmiski bogato garnirowane, płonące itp. Co można zobaczyć w menu?

Po angielsku czy po amerykańsku?

Przyjęcie typu angielskiego to forma stosowana dla dużej liczby gości, których należy zmieścić w niedużej sali. Najczęściej jest to przyjęcie oficjalne na zamówienie instytucji. Odbywa się na stojąco, nie ma miejsc siedzących dla gości. Stoły na bankiet angielski ustawia się w blok w formie bufetu i na nich ustawia się potrawy. Bankiet angielski odbywa się w godzinach od 18 – 20:oo, czas trwania nie powinien przekraczać trzech godzin.

Bankiet amerykański jest połączeniem bankietu angielskiego z zasiadanym. Jest to bankiet typu mieszanego. Jego cechą charakterystyczną jest ustawienie poza bufetem (na którym ustawione są potrawy) stołów przy których goście mogą konsumować potrawy i napoje. W ostatnich latach coraz liczniejszą grupę zwolenników ma nowa forma przyjęć tzw. przyjęcia bufetowe odbywające się po godzinie 20oo. Są to przyjęcia odbywające się na stojąco lub w formie zasiadanych stołów kolacyjnych – bufet dinner, przebiegających w eleganckiej, często dostojnej atmosferze. Przyjęcie bufetowe zasiadane charakteryzuje się tym, że na sali nakryty jest stół bankietowy i bufet. Najpierw goście zajmują miejsca przy stole, kelnerzy podają potrawy i napoje według ustalonego menu, a po deserze goście obsługują się sami wybierając potrawy z oferty bufetowej. Bufety takie organizowane są przy okazji świąt Bożego Narodzenia i Wielkanocy oraz Sylwestra i Nowego Roku. Menu takiego bufetu jest bardzo rozbudowane, aby każda zaproszona osoba miała wrażenie wielkości i wagi tych uroczystości. Efektowny wystrój sali, zwiększona ilość personelu obsługującego bufet i hostessy mają podnieść rangę tego przyjęcia.